Smallsteps en Partou Blog

Kinderopvang voorkomt betaalachterstanden met Tikkie

Preventieve inzet

Bij kinderopvangorganisatie Smallsteps gebruiken ze al 2 jaar Tikkie. De belangrijkste drijfveren: betalen gemakkelijk maken en negatieve ervaringen voorkomen. Maike ter Braak, Manager Business Support, ontdekt met haar team steeds weer nieuwe mogelijkheden om Tikkie preventief in te zetten. Want een mislukte incasso of een openstaande factuur zijn lang niet altijd onwil van ouders. Een aanmaning kan dan heel vervelend overkomen.

Groeien en innoveren

Smallsteps is volop in beweging. In 2020 is het bedrijf gefuseerd met Partou, eveneens een kinderopvangorganisatie. Het bedrijf gaat verder onder de naam Partou en gezamenlijk hebben ze nu zo’n 40.000 klanten. In augustus van dit jaar is het gehele bedrijf overgestapt op een nieuw debiteurensysteem. Nu dat geregeld is, zal het gebruik van Tikkie ook verder ingeregeld gaan worden. Want waar Smallsteps al 2 jaar Tikkie inzet, komt het er voor klanten van Partou door de fusie als nieuwe betaalmethode bij.

Openstaande facturen

Maike: ‘Onze standaardbetaalmethode is de automatische incasso. Zo’n 92% van onze klanten betaalt op deze manier. Bij debiteurenbeheer zien we echter regelmatig dat een incasso mislukt, bijvoorbeeld omdat het saldo op de betaalrekening van de klant te laag is. Ook hebben we klanten die handmatig betalen, omdat het moment van salaris ontvangen en onze facturatie niet gelijk valt. Maar ja, in gezinnen met jonge kinderen schiet er nog wel eens wat bij in. In beide situaties ontstaan er openstaande facturen en moeten we uiteindelijk aanmaningen gaan sturen. Dat willen we zoveel mogelijk voorkomen en de inzet van Tikkie helpt ons daarbij.’

Sms versus e-mail

‘We hebben een maatschappelijke verantwoording en met kinderopvang leveren we een wederkerende dienst. Dus we willen er alles aan doen om betalingsachterstanden te voorkomen’, vervolgt Maike haar verhaal. ‘We zetten Tikkie daarom nu in 4 situaties in: als een automatische incasso niet gelukt is, 3 dagen voor de vervaldatum van een factuur die handmatig betaald wordt, bij betaalachterstanden, en preventief bij betalingsregelingen zodra de termijn betaald moet worden. In deze 4 situaties sturen we een Tikkie betaalverzoek via sms. We merken dat dit veel beter werkt dan een herinnering via e-mail. Een betaalverzoek via e-mail wordt vaak uitgesteld tot in de avond en vervolgens vergeten in de hectiek van een jong gezin. Een betaalverzoek via sms wordt vaak wel direct gedaan.’

Succesvolle pre-reminders

Voorheen deed Smallsteps al vroeg in het aanmaningsproces belacties om betaalachterstanden op te lossen, maar daar zitten jonge ouders niet meer op te wachten. Los daarvan was het aantal ouders dat je telefonisch te pakken kreeg en dus het resultaat, ook niet hoog. Maike: ‘Bij Tikkie zien we dat 1 op de 3 betaald wordt. De pre-reminder wordt vrijwel altijd direct betaald. Hoe verder je in het aanmaningsproces komt, hoe minder succesvol de Tikkie wordt. Maar ja, dat ligt natuurlijk niet aan Tikkie, maar aan de situatie waarin zo’n klant dan zit. We proberen in ons aanmaningsproces dan ook oor te hebben voor het verhaal achter de betaalachterstand. We sporen ouders aan om contact met ons op te nemen voor het maken van een betaalafspraak.’

Van portal naar API

Tikkie is nu vast onderdeel van het aanmaningsproces. In 2021 heeft Smallsteps tot nu toe meer dan 40.000 Tikkies verstuurd. De verwachting is dat het er volgend jaar zo’n 100.000 zijn, als ook bij Partou alles is ingeregeld. ‘We gebruiken nu de portal van Tikkie om ons CSV-bestand te uploaden’, licht Maike toe. ‘Op zich gaat dat vrij eenvoudig en kunnen we daarnaast heel gemakkelijk ad-hocbetaalverzoeken maken. Maar we zijn een vrij modern bedrijf. Dus alles wat verder geautomatiseerd kan worden, wordt ook gedaan. Daarom zullen we in de toekomst, als de fusie helemaal is afgerond, gaan overstappen op de Tikkie API.’